文書管理の概念と文書管理のシステム要素

＜p＞＜strong＞概要＜strong＞＜／p＞

＜p＞＜a＞Dockment Management、文書は企業の重要な知的資産です。

企業では、文書は一般的に電子文書として存在しています。例えば、マイクロソフト.docフォーマット、xlsフォーマット、pptフォーマット、pdfフォーマット、純テキスト、txtフォーマットなどです。内容から言えば、ビジネス契約、会議記録、パンフレット、顧客資料、設計文書、プロモーション文書、ライバル資料、プロジェクト文書、経験の心得などかもしれません。

これらの文書はプロセス的なものかもしれません。会社が正式に発表した文書かもしれません。作成段階にあるかもしれません。保存済みで、もう変更できないかもしれません。

文書の状態は、下書き、正式、ロック、廃棄、ファイリング、削除などを含む。

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＜p＞文書管理とは、これらの文書、表計算ドキュメント、図、映像スキャンドキュメントの記憶、分類、検索のことです。

文書管理の鍵となる問題は、文書の保存、文書の安全管理、文書の検索、文書のオンラインビュー、ドキュメントの共同作成とリリース制御などの問題を解決することです。

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＜p＞文書管理は、法律事務所、保険会社、政府財政部門、広告代理店その他、大量の文書や映像操作活動を持つビジネス分野で最も有用である。

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＜p＞情報化の過程に従って、文書管理はますます企業の重視を受けていますが、企業は文書管理を行う過程で、よく以下の問題に遭遇します。海量文書の保存、管理が困難です。検索が遅く、効率が低下します。文書のバージョン管理が混乱しています。文書の安全は保障が不足しています。文書は効果的に協力して共有できません。知識管理が困難です。

文書管理が国内外の業界の研究のホットスポットになりつつある。

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＜p＞＜strong＞システム要素＜strong＞＜／p＞

＜p＞組織では、どのような種類のドキュメントやその他の内容が作成できますか？

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＜p＞各種類のドキュメントにはどのテンプレートが使われていますか？

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＜p＞どのようなメタデータが各タイプのドキュメントに提供されますか？

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＜p＞ドキュメントライフサイクルの各段階において、ドキュメントはどこに格納されますか？

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＜p＞ドキュメントライフサイクルの各段階で、ドキュメントへのアクセスをどのように制御しますか？

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＜p＞グループメンバーが文書の作成、審査、承認、発行、または処置に取り組む場合、文書を組織内にどう移動しますか？

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＜p＞どのようなポリシーをドキュメントに適用して、ドキュメントに関連する操作を監査し、文書を適切に保持または処分し、組織にとって重要な内容を保護しますか？

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＜p＞ドキュメントがライフサイクルの中で一つの段階から別の段階に移行した場合、どのようにドキュメントを変換しますか？

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＜p＞文書を企業記録とするには、その場合、法律や会社基準に従って文書を保持しなければならない。

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